Sau khi đã nắm được thông tin cơ bản về hóa đơn điện tử, bạn hãy cùng tìm hiểu và thực hiện theo hướng dẫn. Trong bài viết này, mình sẽ tổng hợp thông tin giúp các bạn nắm được cách xuất hóa đơn điện tử Misa, cách xuất hóa đơn điện tử Viettel, cách xuất hóa đơn điện tử VNPT. Đây là 3 phần mềm hóa đơn điện tử được quan tâm tìm kiếm hàng đầu tại Việt Nam và được nhiều người đánh giá là phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất.

Bước 3: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel - Thực hiện nhập dữ liệu vào file mẫu

Trong file mẫu có các thông tin cần lưu ý sau:

Nhóm hóa đơn (*): các dữ liệu hàng hóa cùng 1 hóa đơn thì phải có cùng nhóm hóa đơn

Số giấy tờ (nếu đã chọn “Loại giấy tờ” thì bắt buộc nhập “Số giấy tờ”)

Loại tiền (*): nếu để trống sẽ mặc định là VND (có thể nhập VND hoặc USD)

Loại hàng hóa: nhập 1 trong các giá trị tương ứng sau cho từng dòng hàng hóa:

Các trường thông tin động: tùy vào từng loại mẫu hóa đơn

Các trường có dấu (*) là dữ liệu bắt buộc.

Hóa đơn có trường thông tin động sẽ phụ thuộc vào “Loại hóa đơn”: nếu “Loại hóa đơn" khi chọn có khai báo trường động thì khi tải file mẫu sẽ lấy đúng thông tin các trường động của “Loại hóa đơn” đó.

Sau khi nhập liệu dữ liệu thành công, trong màn hình “Quản lý hóa đơn chưa phát hành”, các hóa đơn đã được sắp xếp đúng theo thứ tự thời gian.

Thời điểm lập hóa đơn điện tử

Hướng dẫn cách xuất hóa đơn điện tử sẽ chỉ rõ giúp bạn thời điểm được xác định đối với các trường hợp khác nhau như bán hàng, cung cấp dịch vụ, giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục.

Xem thêm: Cách sử dụng hóa đơn điện tử thế nào?

Cách xuất hóa đơn điện tử của VNPT

Phần mềm hóa đơn điện tử VNPT - Invoice cũng mang tới nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí in và lưu trữ hóa đơn cho doanh nghiệp và có thể tích hợp phần mềm kế toán. Hãy cùng xem hướng dẫn sau đây.

Cách xuất hóa đơn điện tử VNPT chi tiết:

Bước 1: Từ màn hình giao diện hệ thống, bấm chọn Nghiệp vụ

Bước 4: Điền đầy đủ các trường Thông tin khách hàng và Thông tin sản phẩm

Tham khảo các trường thông tin được gạch chân màu xanh trong hình bên dưới.

Bước 5: Cắm usb token chữ ký số vào máy tính, Nhấn Lưu và Gửi (F2).

Bước 6: Gửi thông tin hóa đơn cho Người mua.

a. Gửi mã tra cứu trên hóa đơn điện tử VNPT đã xuất cho khách hàng.

b. Chuyển đổi lưu trữ hóa đơn, rồi gửi cho khách hàng.

Trường hợp 1: Chuyển đổi ra giấy A4 => Giao nhận tận nơi cho khách hàng

Bước 1: Khách hàng vào Nghiệp vụ

Bước 2: Chuyển đổi lưu trữ hóa đơn

Bước 3: Khách hàng tích vào hóa đơn cần chuyển đổi trong cột Chuyển đổi hóa đơn (ngoài cùng, bên phải giao diện của phần mềm)

Bước 4: Nhấn vào Chuyển đổi lưu trữ (nếu máy khách hàng cài đặt sẵn máy in, máy tính sẽ tự động in hóa đơn ra giấy A4)

Lưu ý cách xuất hóa đơn điện tử: Trường hợp khách hàng muốn chuyển đổi hóa đơn điện tử sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần. Trên chứng từ giấy chuyển từ hóa đơn điện tử phải có các thông tin: dòng chữ phân biệt giữa chứng từ giấy và hóa đơn điện tử gốc; thời gian, họ tên, và chữ ký của người chuyển đổi hóa đơn. Đóng dấu treo công ty vào bản chuyển đổi.

Trường hợp 2: Chuyển đổi ra file PDF => Gửi qua email cho khách hàng

Bước 1: Khách hàng vào Nghiệp vụ

Bước 3: Nhấn vào mũi tên màu đỏ tương ứng với Công ty cần chuyển đổi hóa đơn

Chú ý cách xuất hóa đơn điện tử: Trường hợp mũi tên màu đen, thì hiện tại chưa thể chuyển đổi được hóa đơn này sang định dạng pdf. Đợi sau một thời gian ngắn, hệ thống tự động đồng bộ chuyển sang màu đỏ thì khách hàng thực hiện tiếp các bước dưới.

Bước 4: Nhấn vào Chuyển đổi để lưu trữ

Bước 5: Khách hàng nhấn vào biểu tượng máy in.

Bước 6: Khách hàng cài sẵn phần mềm Foxit Reader.

Nếu khách hàng chưa cài đặt phần mềm tham khảo Tại đây .

Khách hàng tìm biểu tượng: Foxit Reader PDF Printer như hình trên

Bước 8: Lựa chọn folder chứa file PDF. Tham khảo hình dưới

Tùy theo yêu cầu của khách hàng, mà người sử dụng có thể lựa chọn gửi bản hóa đơn giấy hoặc gửi bản PDF qua email cho khách hàng.

Như vậy bài viết đã chia sẻ cùng bạn thông tin về hóa đơn điện tử, cách xuất hóa đơn điện tử. Nếu bạn có nhu cầu thực hiện cách xuất hóa đơn điện tử Misa, Viettel, hay VNPT hãy đọc kỹ hướng dẫn để áp dụng và gia tăng hiệu quả công việc nhé! Chúc bạn thành công!

Trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý bán hàng Sapo

Bước 2: Thiết lập dữ liệu khách hàng mới và tìm kiếm khách hàng cũ

Đối với dữ liệu khách hàng mới (chưa có trong cơ sở dữ liệu (CSDL) trên tài khoản S-invoice)

Tại màn hình “Lập hóa đơn”, bạn cần nhập các thông tin:

Khi nhập “Tên đơn vị”, hệ thống yêu cầu bạn nhập “Mã số thuế”. Trường hợp chỉ nhập “Tên người mua”, hệ thống không yêu cầu nhập MST.

Nếu không nhập cả 3 mục “Tên người mua”, “Tên đơn vị”, “Mã số thuế”, hệ thống sẽ báo lỗi “Tên người mua hoặc tên đơn vị là trường bắt buộc phải nhập”.

Đối với khách lẻ: phải nhập “Tên người mua”, “Địa chỉ”.

Đối với khách hàng doanh nghiệp: phải nhập “Tên đơn vị”, “Địa chỉ”, “Mã số thuế”.

Sau khi nhập xong thông tin, bạn ấn vào nút “Thêm mới khách hàng”. Dữ liệu được khởi tạo thành công khi S-invoice thông báo “Thêm dữ liệu mới thành công”. Vậy là bạn đã tạo xong CSDL mới của khách hàng.

1. Tại tab Thông tin khách hàng

-          Chọn danh sách khách hàng qua trường tìm kiếm: hệ thống tự động điền vào các trường với thông tin khách hàng có sẵn

-          Người dùng điền đầy đủ thông tin nếu không chọn danh sách khách hàng từ trường tìm kiếm

Chú ý: nếu tick chọn trường Người mua không lấy hóa đơn thì các trường trong tab sẽ không bắt buộc nhập

-          Chọn các danh sách giá trị có sẵn tại các trường

-          Danh sách mẫu hóa đơn và ký hiệu được tạo sẵn từ thông báo phát hành, những mẫu hiển thị là những mẫu có TBPH đang hoạt động và chưa bị hủy dải

-          Chọn tính chất (mặc định là hàng hóa) với 4 tính chất : Chiết khấu, Ghi chú/Diễn giải, hàng hóa , Khuyến mại

-          Trường hợp sử dụng Phí,Lệ phí tại tính chất hàng hóa

-          Quản lý hệ thống > Cấu hình doanh nghiệp > Chọn Sử dụng Phí,Lệ phí (NĐ123)

Tại tính chất hàng hóa 5 tính chất : Chiết khấu, Ghi chú/Diễn giải, hàng hóa , Khuyến mại, Phí, Lệ phí

-          Chọn danh sách hàng hóa và nhập số lượng, hệ thống sẽ tính thành tiền

Dấu x là những trường bắt buộc nhập

Thông tin tiền hàng được thể hiện cuối tab Chi tiết hóa đơn

Tiền hàng trước thuế = Hàng hóa + Khuyến mại – Chiết khấu

Tiền thuế = Tiền hàng trước thuế * tiền thuế GTGT

Tiền hàng sau thuế = tiền hàng trước thuế + tiền thuế + tiền phí, lệ phí

*Đối với hóa đơn có Phí, Lệ phí: Người dùng không thể lập hóa đơn chỉ Phí, lệ phí. Người dùng bắt buộc phải chọn thêm ít nhất 1 loại Hàng hóa/Chiết khấu/Khuyến mại/Ghi chú

Những nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Bạn hãy tìm hiểu quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử để thực hiện đúng, đầy đủ, tránh bỏ sót hoặc nhầm lẫn.

Chú ý các quy định về hóa đơn điện tử

Bước 4: Cách lập hóa đơn điện tử Viettel - Tải file dữ liệu hóa đơn lên hệ thống

Sau khi nhập xong dữ liệu lên file mẫu Excel, bạn tiến hành lưu file Excel. Trên giao diện nhập “Lập hóa đơn theo file” của S-invoice bạn chọn nút “Chọn file”.

CUNG CẤP DỊCH VỤ TẠO CỔNG TRA CỨU HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ DÀNH RIÊNG CHO KHÁCH HÀNG

DEMO tại https://invoice.greensoft.vn/

Liên hệ hotline: 0338000800 (zalo)

Từ ngày 1/11/2020 mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn đang kinh doanh và muốn tìm hiểu về hóa đơn điện tử, lợi ích của hóa đơn điện tử và cách xuất hóa đơn điện tử? Bài viết này mình sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc về hóa đơn điện tử, hướng dẫn cách xuất hóa đơn và thông tin chi tiết với các hóa đơn điện tử của Misa, Viettel, VNPT.