Mã số thuế (TIN) là một số nhận dạng được Sở Thuế vụ (IRS) sử dụng để quản lý thuế vụ. Số này được cấp bởi Sở An sinh Xã hội (SSA) hoặc IRS. Số An sinh Xã hội (SSN) do SSA cấp trong khi các TIN khác do IRS cấp.

Người nước ngoài và Mã số thuế của Chủ lao động của IRS

Thực thể ngoại quốc không phải là cá nhân (như công ty nước ngoài) và được yêu cầu phải có Mã số thuế của Chủ lao động (EIN) liên bang để yêu cầu miễn trừ khấu lưu theo hiệp ước về thuế (khai trên Mẫu W-8BEN), cần nộp Mẫu SS-4 Đơn xin Mã số thuế của Chủ lao động (tiếng Anh) cho Sở Thuế Vụ để xin EIN. Những thực thể ngoại quốc nộp Mẫu SS-4 cho mục đích được EIN để xin miễn trừ theo hiệp ước thuế và những tổ chức không phải khai thuế thu nhập Hoa Kỳ, thuế việc làm, hoặc thuế tiêu dùng phải tuân theo các hướng dẫn đặc biệt sau đây khi nộp Mẫu SS-4. Khi điền dòng 7b của Mẫu SS-4, đương đơn nên viết "N/A" ("Không áp dụng") trong ô yêu cầu SSN hoặc ITIN, trừ khi đương đơn đã có SSN hoặc ITIN. Khi trả lời câu hỏi 10 trên Mẫu SS-4, đương đơn cần đánh dấu vào ô "other" "(khác)" và viết hoặc nhập ngay sau đó một trong những cụm từ sau đây theo cách phù hợp nhất:

"For W-8BEN Purposes Only" ("Chỉ dành cho mục đích của W-8BEN")

"For Tax Treaty Purposes Only" ("Chỉ dành cho mục đích của Hiệp ước thuế ")

"Required under Reg. 1.1441-1(e)(4)(viii)" ("Theo đòi hỏi của Quy định 1.1441-1(e)(4)(viii)")

"897(i) Election" ("Lựa chọn 897(i)”)

Nếu câu hỏi 11 đến 17 trên Mẫu SS-4 không áp dụng cho đương đơn do họ không phải khai thuế Hoa Kỳ thì chú thích “N/A” cho những thắc mắc này. Thực thể ngoại quốc điền Mẫu SS-4 theo cách như mô tả bên trên cần được nhập vào hồ sơ của IRS là không có đòi hỏi phải khai thuế Hoa Kỳ. Tuy nhiên, nếu thực thể ngoại quốc nhận thư từ IRS yêu cầu khai thuế Hoa Kỳ thì thực thể ngoại quốc phải hồi đáp thư ngay, nêu rõ rằng mình không có đòi hỏi phải khai thuế Hoa Kỳ. Nếu không hồi đáp thư của IRS thì thực thể ngoại quốc có thể bị IRS giám định thuế theo thủ tục. Nếu sau đó thực thể ngoại quốc phải khai thuế Hoa Kỳ thì thực thể ngoại quốc không nên xin EIN mới mà dùng EIN được cấp lần đầu cho tất cả các tờ khai thuế Hoa Kỳ nộp sau đó.

Để xúc tiến việc cấp EIN cho một thực thể ngoại quốc, xin vui lòng gọi số 267-941-1099. Đây không phải số gọi miễn phí.

Dùng chung mã số sẽ giảm thời gian thực hiện nghĩa vụ cho người có thu nhập.

Theo Tổng cục Thuế, hiện nay, cả ngành thuế và BHXH đều đang thực hiện công tác quản lý thông qua việc cấp mã số cho các đối tượng. BHXH đã cấp 10 triệu mã số cho người lao động, trong khi cơ quan thuế đã cấp khoảng trên 6 triệu mã số thuế. Từ cơ sở này, hai cơ quan thống nhất sẽ sử dụng một loại mã số chung để quản lý.

Tuy nhiên, đến nay, việc sử dụng lại mã số của bảo hiểm hay thuế TNCN vẫn đang còn được bàn bạc để có phương án tối ưu. Nếu cần thiết có thể cấp lại một mã số mới để dùng chung thì cũng không tổ chức đăng ký lại mà sử dụng nguồn dữ liệu đã có, đảm bảo không làm mất thời gian, gây phiền hà cho người lao động.

Bên cạnh đó, việc kê khai thuế TNCN và nộp BHXH đều đang thực hiện trên những mẫu tờ khai khác nhau, nếu thống nhất quản lý, dùng chung mã số thì sẽ phải thống nhất một mẫu tờ khai để kê khai cả thuế TNCN và các khoản bảo hiểm.

Tờ khai sẽ được nộp cho một cơ quan để nhập và xử lý dữ liệu, sau đó, sẽ được chuyển đến từng cơ quan thuế và BHXH để xử lý theo mục đích quản lý.

Về lâu dài, Tổng cục Thuế và BHXH Việt Nam có thể sẽ xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu chung để quản lý, dựa trên cùng một căn cứ cơ bản là những khoản tiền lương, tiền công được chi trả cho người lao động.

Hiện nay, đề án này mới bắt đầu được triển khai nghiên cứu và còn rất nhiều việc phải làm từ xây dựng các quy định mới, thống nhất các dữ liệu, giải pháp thống nhất hai khoản thu vào trong một tờ khai và một mã số, cách thức quản lý... nhưng tính khả thi của đề án này được đánh giá rất cao.

Dự kiến, đề án sẽ được triển khai theo 2 bước: Bước 1 bắt đầu từ quý II/2010, thí điểm tại một số địa phương để rút kinh nghiệm trước khi thực hiện; bước 2 triển khai rộng rãi trên toàn quốc, bắt đầu quý III. IV/2010.

Nếu điều này thành hiện thực thì thời gian dành cho nộp thuế và các khoản bảo hiểm của doanh nghiệp sẽ giảm đáng kể so với hiện tại, đồng thời giảm bớt thời gian thực hiện nghĩa vụ thuế, cải thiện thứ hạng của Việt Nam trong bản Báo cáo môi trường kinh doanh.